Wykaz 29.05

Wykaz akt

Jeden z podstawowych normatywów regulujących prace kancelarii we współczesnych biurach i urzędach.

Wady

Źle opracowany może spowolnić pracę i utrudnić działanie urzędników instytucji

Zalety

Ułatwia urzędnikowi codzienną pracę

Wady stosowania wykazów akt

Źle opracowany może spowolnić pracę i utrudnić działanie urzędników instytucji

Wykaz akt

Zbiór usystematyzowanych haseł rzeczowych, według których rejestruje się dokumentację, łączy w sprawy i jednostki fizyczne, określa kategorię archiwalną, układa w registraturze, w archiwum bieżącym

Wady stosowania wykazów akt

Jest zadaniem wieloetapowym

Wady stosowania wykazów akt

Opracowanie dobrego wykazu akt nie należy do zadań łatwych i wymaga od twórcy wielu rozmaitych umiejętności, m.in., zdolności analitycznego myślenia, czy biegłego posługiwania się systemem dziesiętnym

Zalety stosowania wykazów akt

W zarządzaniu dokumentacją wykaz akt może wpływać pozytywnie na efektywność podczas wykonywania czynności kancelaryjnych, ale może również wpływać negatywnie

Zalety stosowania wykazów akt

Towarzysz w wykonywaniu czynności biurowych

Zalety stosowania wykazów akt

Ma za zadanie pomóc urzędnikom w wyszukaniu, rejestrowaniu dokumentacji, łączeniu pism w sprawy, a później w jednostki fizyczne, dokonywaniu selekcji... Jest też niezbędny do nadaniu znaku sprawy

Wykaz akt strukturalno-rzeczowy - Zalety

Wyraża strukturalno-rzeczową klasyfikację akt twórcy zespołu, Jest ściśle związany ze strukturą organizacyjną jednej organizacji, Łatwy do opracowania, Łatwiej nauczyć się korzystania, bo jest krótszy.

Wykaz akt strukturalno-rzeczowy - Wady

- Niestały przez konieczność jego zmiany z każdą zmianą organizacyjną.

Jednolity rzeczowy wykaz akt: Zalety

W sposób jednolity klasyfikuje całość dokumentacji wytworzonej przez instytucje, Ulega modyfikacji tylko przy zmianach kompetencyjnych, Duża łatwość rozbudowy.

Jednolity rzeczowy wykaz akt: Wady

Jest zbyt rozbudowany, Wymaga umiejętności poruszania się po nim, Trudny do opracowania.

Budowa wykazu akt

- Symbole kwalifikacyjne, - Hasła kwalifikacyjne, - Nazwa komórki macierzystej, - Kategorie dokumentacji, - Uwagi

Przeszłe wykazy akt- struktura

- Układ numerowy (liczbowy), - Układ alfabetyczny (pochodzeniowy), - Układ rzeczowy

Cechy dobrego wykazu akt

Elastyczny, Zaopatrzony w skorowidz rzeczowy, Kompletny, Jednoznaczny, Poprawny formalnie,

Cechy dobrego wykazu akt

Zgodny z wykazem akt typowych (Wykaz akt typowych - fragment wykazu akt obejmujący klasy 0-3; wykaz akt dla dokumentacji typowej), Zrównoważony, Stały, Poprawny merytorycznie

Cechy dobrego wykazu akt

Dopasowany do potrzeb, Powszechnie dostępny, Odpowiednio zbilansowany, Pozycje powinny być rozgraniczono rzeczowo

Cechy dobrego wykazu akt

Powinny być też podzielone na ogólne i szczegółowe oraz zakwalifikowane do kategorii A lub B, Zbudowany logicznie, Brak niejednoznacznych pozycji p. t “Różne”, “Varia” etc.

Rola wykazu akt w biurze

Grupowanie dokumentacji, Rejestracja dokumentacji, Łączenie w jednostki fizyczne, Układanie dokumentacji podręcznej, Nadanie kategorii archiwalnej

Rola w archiwum bieżącym

Przechowywanie dokumentacji, Kontrola kategorii archiwalnej, Wyszukiwanie informacji/dokumentacji.

Rola w archiwum historycznym

Pomoc w procesie opracowania materiałów archiwalnych, Pomoc w opracowaniu zespołów zachowanych szczątkowo, Pomoc wyszukiwawcza

Metody porządkowania zespołów

Metoda odtwarzania układu pierwotnego (zwana metodą kancelaryjną lub registraturalną), Metoda funkcyjna, Metoda schematyczno-rzeczowa

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Wykaz akt [...] określa klasy, według których w organie lub jednostce organizacyjnej [...] grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w tych organach i jednostkach

Historia wykazów akt w Polsce

rozpoczyna się w okresie międzywojennym

Historia

Pierwsze próby stworzenia rzeczowego wykazu o dziesiętnym sposobie sygnowania podjęto już na początku XX wieku

Historia

Wzorem był system Melvila Deweya z 1873 roku stosowany w katalogu bibliotecznym

Historia

Pierwszy jednolity rzeczowy wykaz akt został wydany 1927 roku w Instytucie Naukowej Organizacji

KUAP

W 1928 roku powołano Komisję dla Usprawnienia Administracji Publicznej

Komisja KUAP działała w sekcjach zajmujących się konkretnymi zadaniami:

przygotowanie reformy systemu pracy biurowej, sposobu załatwiania spraw przez urzędników, systemu podnoszenia kwalifikacji pracowników

Rok 1931

opublikowanie “Przepisów kancelaryjnych dla urzędów administracji publicznej”

Działalność NDAP

Efektem działań NDAP był dołączony do “Ramowej instrukcji kancelaryjnej z 1959 r.” wykaz akt typowych. W 1963 roku ukazała się pełna wersja przykładowego wykazu akt typowych. Nowe wersje przykładowego wykazu akt ukazały się w 1984 i 2002 roku.

Wykaz akt powinien być

kompletny, precyzyjny, dopasowany do potrzeb danej instytucji.

Symbole klasyfikacyjne

Są podstawową częścią sygnatury kancelaryjnej każdej sprawy. Nadawana jest na podczas rejestracji sprawy i jej zadaniem jest trwałe określenie miejsca jednostki fizycznej w całej registraturze